Archivio mensile:agosto 2016

Mi piace organizzare eventi… ma odio organizzarli!

Lo so, è un controsenso e tanti di voi adesso si staranno chiedendo “Ma come puoi odiare qualcosa che ti piace fare?”. Non è affatto semplice spiegarlo e proverò in questo articolo a presentarvi quello che odio del lavoro che faccio, ma che amo profondamente.

Quando si parlmarketing-trends4a di marketing spesso ci si
orienta all’idea di pubblicità, di grafici, di analisi di mercato e numeri. Qua alla VoipVoice non si tratta solo di questo, per noi il Marketing è Creatività, Innovazione, Coinvolgimento, Emozione. Quello che facciamo è cercare di coinvolgere i nostri partner a 360°.

Mi trovo qui adesso a fare un riepilogo di quanto fatto in questi 6 mesi, ma io non voglio parlare di analisi di mercato, né voglio annoiarvi con numeri e formule. Io voglio raccontarvi la parte organizzativa del reparto Marketing, voglio raccontarvi cosa sta dietro agli eventi a cui tanti di voi hanno partecipato. Come ben sapete VoipVoice non si ferma mai, viaggiamo per tutta Italia, presentando i nostri servizi, facendoci conoscere. La nostra agenda è sempre piena di impegni: Workshop, Training, Convention, Fiere e quando sembra che siamo fermi, anche in quel caso siamo attivi al 100% con i nostri Webinar e sui Social Network.

Questo anno siamo partiti con il Botto!

Il primo grande evento che abbiamo realizzato è stata la ConventionRicomincio da Die12804653_1089506521100119_4052201545602988496_nci” per festeggiare i 10 anni di VoipVoice che si è tenuta il 28 febbraio a Modena all’interno di una location di tutto rispetto: il Museo Casa Enzo Ferrari. Quando Simone ci ha comunicato il suo desiderio di realizzare questo tipo di evento, la prima domanda che mi è passata per la testa è stata: “Una Convention? E chi la sa realizzare una cosa del genere? Da dove si parte?”.  Avete idea di quante cose si deve pensare per realizzare una Convention? Era il momento di rimboccarsi le maniche, armarsi di tanta pazienza e voglia di fare e partire.

Primo Step: trovare la Location. Non devi cercare una location, devi cercare LA location. Deve essere inerente al messaggio che vuoi esprimere durante l’evento, deve essere bella, tanto da dare l’effetto WOW! La nostra scelta in questo caso ricadde sul Museo Casa Enzo Ferrari perché volevamo diffondere questo messaggio: come la Ferrari anche la VoipVoice sta crescendo e diventando una grande realtà italiana.

Secondo Step: una volta trovata la location era necessario organizzare TUTTO il resto: badge, cartelline, gadget, flyer, grafica dell’evento, inviti, convenzioni con gli hotel, liste dei partecipanti, sfondi per le foto, roll-up. Io e Martina stavamo affondando fra preventivi e scartoffie da compilare.

Terzo Step: la domanda qua è stata “come vuoi che l’evento si sviluppi?”. Dovevamo decidere l’agenda della giornata e metterci in contatto con il catering, decidere cosa offrire per il pranzo e cosa offrire per il welcome coffee.

Noi abbiamo voluto premiare i nostri Top Partner, per renderli ancora più partecipi, per coinvolgerli emozionalmente in prima persona. La cosa da fare è stata pensare con cosa premiarli e poi far realizzare i premi. Dovevamo lavorare affinché tutto fosse Perfetto! È questo che ci contraddistingue, la ricerca della perfezione. Cerchiamo di essere attenti e precisi in ogni dettaglio in modo tale da far vivere ai nostri partner delle esperienze positive.

Non è stato affatto semplice, ma visti i risultati ne è valsa la pena. La Convention è stata la conferma delle competenze che abbiamo sviluppato in questi anni organizzando eventi.

woman-hand-smartphone-desk-largeDopo questo grande evento abbiamo davvero iniziato a girare tutta Italia organizzando 20
eventi
che hanno visto la partecipazione di un totale di 450 partecipanti. Non crediate che gli eventi realizzati siano stati semplici da organizzare. Per questi tipi di eventi l’organizzazione è del tutto diversa: alcuni di essi sono eventi singoli, ma altri sono tour che toccano fino a 5 città in 5 date diverse.

Cosa fare in questo caso? Rimboccarsi le maniche ed armarsi di tanta pazienza. Anche qua devi seguire degli step.

Primo Step: mettersi d’accordo con il partner o con il cliente con cui o per cui devi organizzare l’evento, definire il format dell’evento e cosa importantissima, definire la o le date, che possano andare bene a tutti, perché alcuni di questi eventi vedono la partecipazione di più brand e trovare un accordo non è sempre facile.

Secondo Step: una volta decise le date parte la ricerca della location. A volte mi sono trovata ad inviare più di 30 richieste di preventivo ad hotel o sale meeting, trovandomi anche a dover parlare con delle persone non troppo socievoli o ad arrivare ad avere richieste impensabili!

Una volta ho richiesto un preventivo per una location su Milano, per un evento che aveva come format la mezza giornata, e mi hanno chiesto un prezzo di 8.000 euro per la sola sala meeting. Vabbé, ho premuto cancella e mi sono fatta una sana risata! Altre volte invece devi chiamare e richiamare più volte, perché alcuni non hanno nemmeno la decenza di risponderti. Devi essere pronta a contrattare, cercando di spillare il prezzo migliore!

Terzo Step: definire l’agenda dell’evento e il titolo. Definire l’agenda dell’evento non è semplicemente informare quando comincia e quando si conclude l’evento. È incastrare alla perfezione tutti i brand partecipanti, in modo tale che ognuno di loro abbia lo stesso tempo di intervento degli altri. Una volta pensato anche a questo puoi pensare all’invito.

Quarto Step: qua di solito siamo nei due giorni precedenti l’evento, il momento del Recall.
Il Recall è l’attività che ti permette di definire in modo preciso il numero di persone che parteciperanno all’evento, è il numero che comunicherai alla location per il servizio di catering. Quando vai a dare il numero definitivo di partecipanti, questo è un consiglio che il pexels-photo-mediummio collega Samuel Lo Gioco mi ha dato quando iniziai a lavorare alla VoipVoice, devi indicare almeno un 15-20% in meno di persone rispetto a quelli che ti daranno conferma. Devi tenere di conto delle persone che all’ultimo non si presenteranno per impegni lavorativi o personali. Quando vai a chiamare i singoli iscritti devi cercare di essere gentile, sorridente e disponibile alle domande che potrebbero fare. Alcuni magari non si ricordano dell’orario di inizio, altri non si ricordano la location. Io quando faccio il recall mi tengo sempre aperta la pagina di invito all’evento, in modo tale da essere pronta e veloce nel rispondere.

Non è detto che gli eventi riescano al 100%. È possibile che il giorno stesso dell’evento le persone che si presentano sono solo la metà di quelle che ti avevano confermato, o anche meno della metà. In questo caso devi fare un veloce Recall, capire chi verrà o no. Non tutti hanno l’accortezza di inviarti una mail per comunicarti che non si presenteranno. Quella è la volta che ti abbatti e pensi di aver sbagliato qualcosa. Cerchi di ragionare sul fatto che molto probabilmente poteva essere sbagliato il giorno e l’orario o che la città scelta fosse meno attraente rispetto ad altre. Sono cose che devi valutare bene, se non vuoi commettere altri errori. Questo è il momento in cui penso: “Eppure ci sono tante cose più semplici e meno stressanti da poter fare, perché continuo a cascarci?”. Io continuo a cascarci perché i risultati positivi sono stati tantissimi di più rispetto a quelli negativi. Vedere il partner o il cliente soddisfatto ti fa dire: “ok, sto facendo la cosa giusta. È quello che voglio fare”.

Poi ci sono le fiere. In questi sei mesi abbiamo partecipato a 7 Fiere. La Fiera è uno di quegli eventi che ti impegna a 360°. Io la vedo come un’arena in cui devi vestire i panni del leone. Non puoi essere passivo ed aspettare che la gente si fermi al tuo stand, devi essere attivo e fare in modo di fermare più persone possibili, perché è così che si creano contatti ed è così che ci si fa conoscere da quante più persone possibili.

voipvoice_premiazione_smauQuello che ci contraddistingue da altri espositori è il sorriso! Ed è per questo motivo e per aver utilizzato un approccio creativo e propositivo nell’attività di coinvolgimento del visitatore e per aver rafforzato la propria partecipazione attraverso l’utilizzo di strumenti di comunicazione innovativi, che siamo stati premiati, per il secondo anno consecutivo, come Best Exhibitor SMAU 2016! Anche per questo tipo di eventi la parte organizzativa è fondamentale e per niente rilassante. Lo stand ha un’importanza fondamentale. Quale posizione occuperai all’interno della Fiera? Quanto il tuo stand sa essere attrattivo? Devi pensare a come poter personalizzare lo stand (nel caso in cui te lo permettono), i roll-up da portare, i gadget da usare. Questo anno, al posto del caffè, serviamo del pop-corn. Abbiamo comprato una macchina professionale per pop-corn e ogni volta che partecipiamo ad una fiera ce la portiamo dietro, in modo da attirare ancora di più l’attenzione nella persona che passerà dal nostro stand. La nostra idea è farci ricordare.

LoGo Orizzontale INSIDE FACTORYAlla quarta tappa del Roadshow SMAU, che si è tenuta a Firenze il 7 e 8 luglio, abbiamo inaugurato Inside Factory, il nuovo Brand powered by VoipVoice.  Inside Factory è frutto di un’esperienza decennale nel campo degli eventi e si propone di essere il nuovo punto di riferimento per le aziende del settore ICT (e non solo) per l’organizzazione di Eventi, Corsi di Formazione, E-Learning e servizi Marketing. Quello che vogliamo fare è unire le competenze acquisite nel corso di questi anni con nuove idee in modo da coinvolgere emozionalmente coloro che si rivolgeranno a noi. Location fuori dagli schemi, Gadget personalizzati, Webinar su misura, Formazione innovativa: queste sono solo alcune delle caratteristiche che contraddistinguono i nostri servizi. Anche qua le energie spese per la realizzazione di questo progetto sono state tante, ma vederne la sua nascita è stata un’emozione grandissima e sono orgogliosa di fare parte di questo nuovo progetto.

Durante questi sei mesi abbiamo poi realizzato 21 sessioni di Webinar, ormai diventati un appuntamento importante e fisso,  che hanno avuto un totale di 2.341 iscritti. Abbiamo avuto la partecipazione di 17 importanti Brand e 12.382 visualizzazioni. Di volta in volta abbiamo trattato sempre nuovi argomenti Open Source, Landing Page e SMS, VoIP e Unified Communications, analisi tecnica su IP-PBX  e FreePBX, approfondimenti tecnici sui vari modem, router e gateway, utilizzo corretto di Linkedin, arte della vendita, essere efficaci sui Social Network, principi base per una corretta Leadership aziendale. Crediamo che formarsi, accrescere le proprie competenze e perseguire le proprie predisposizioni sia di fondamentale importanza, specialmente in un settore, quello ICT, dove i cambiamenti sono veloci e repentini. Per questo motivo abbiamo in programma ancora nuove sessioni di Webinar con temi interessanti.

E, a proposito di futuro, quali saranno i programmi di VoipVoice?

Intanto ci prediamo una meritata pausa estiva, perché è necessario ricaricare le energie per poter dare il massimo!

Ecco alcuni importanti appuntamenti che ci aspettano prossimamente:

Il 25-26-27 ottobre saremo a Milano per la quinta tappa del Roadshow SMAU 2016.

Il 29-30 novembre e l’1 dicembre parteciperemo a WPC 2016, la più grande conferenza italiana sulle tecnologie Microsoft, che si terrà sempre a Milano all’interno dell’NH Centro Congressi Milanofiori.

E poi ancora SMAU nei giorni 15 e 16 dicembre, per la sesta ed ultima tappa del Roadshow che si terrà nella splendida e calorosa Napoli!

TerminplanerInsomma, ancora tantissime cose da organizzare, ancora tanti capelli da perdere! Vedere il cliente soddisfatto cancella però tutto lo stress che può nascondersi dietro l’organizzazione di un evento, lasciando il posto alla felicità, all’orgoglio. E è questo che mi fa amare organizzare gli eventi, il fatto che alla fine, anche con tutta questa fatica e con tutto questo stress, puoi dire di aver realizzato una cosa bella e positiva.

Lo ripeto ancora: io odio organizzare eventi ma amo follemente organizzarli!

A cura di Serena Masoni.